Ma la posta elettronica è più di uno strumento di lavoro, non è una semplice comunicazione. È una forma di comunicazione che diventa relazione, con cui il rapporto con gli altri – siano amici, colleghi, conoscenti o sconosciuti - prende una forma rispetto a un'altra.
Proprio all’arte della scrittura di una email la blogger e comunicatrice Luisa Carrada ha dedicato un volumetto dal titolo Scrivere un’email – Con voce sicura, limpida, la tua (Zanichelli, 2017, 121 pp. 13 euro).
“È stata data per morta mille volte, ma l’email è più viva che mai”, scrive nell’introduzione Carrada che ne esalta anche le peculiarità: “Non c’è sistema di messaggistica istantanea capace quanto l’email di offrire alle parole spazio e respiro, il tempo di pensare e riscrivere, la possibilità di conservare e ritrovare nel tempo la nostra corrispondenza”.
Il libro è una sequenza di consigli al tempo stesso semplici e intuitivi, ma che a rivederli in una sequenza ordinata e coerente ci fanno ricordare una cosa: scrivere una mail è un modo di comunicare noi stessi, e come lo facciamo racconta di noi e ha conseguenze sul rapporto con gli altri.
Dal libro siamo andati a pescare 5 cose (più una) da non perdere di vista quando si scrive una email. Per essere compresi, per non passare inosservanti, per non dare un'impressione sbagliata.
1. USARE IL NOME DI CHI RICEVE L'EMAIL
“Come nella più classica delle lettere – spiega Carrada - quando conosciamo il destinatario, dobbiamo nominarlo perché si riconosca. Un’email che non si rivolge al destinatario trasmette un senso di trascuratezza e impersonalità. È anche più facile che sia letta con poca attenzione”. Ovviamente non vuol dire dare a tutti del tu o prendersi confidenze che non si hanno. Si può rivolgersi al “dottor Rossi”, ma meglio evitare il generico “Gentile dottore”.
2. NON PERDERE TEMPO IN LUNGHE INTRODUZIONI
Questo consiglio è figlio delle nuove tecnologie e della vita frenetica di molti di noi. L’attenzione è scarsa, non sprechiamola: “Una cosa è certa: sullo smartphone molti leggono con attenzione solo le prime righe, il resto di corsa o per nulla. Contrariamente alle nostre abitudini scolastiche, nell’email non possiamo quindi permetterci lunghe introduzioni, tanto più che molti programmi di posta visualizzano le prime righe del messaggio in anteprima, senza neanche il bisogno di aprirlo”.
3. FATE DOMANDE CHIUSE
Tutto è collegato alla necessità di limitare le dispersioni. Se abbiamo bisogno di una risposta perché altrimenti rimaniamo bloccati, sempre meglio suggerire anche le risposte possibili. “Limitiamo le domande aperte come ‘Che cosa ne pensi?’, ‘Che cosa faresti tu?’ o al massimo accompagnamole con una proposta concreta. Molto più efficace porre domande chiuse, cioè quelle cui è possibile rispondere “Sì”, “No”, “Sono d’accordo”, “Non si può fare”.
4. LA RIVINCITA DEL POST SCRIPTUM
“In piena era digitale – spiega ancora Carrada - il post scriptum impazza e a volte raddoppia, ma ha cambiato funzione. Non serve ad aggiungere un dettaglio dimenticato, ma a evidenziare un elemento molto importante, che nel corpo dell’email potrebbe perdersi e invece è fondamentale che sia letto. Una specie di evidenziatore, più potente anche del grassetto”.
5. ATTENTI AI DESTINATARI IN COPIA NASCOSTA
C’è qualcosa di etico nell’utilizzo del famigerato CCN, ovvero destinatari in copia che gli altri non possono vedere. Scrive l’autrice: “È una funzione piena di insidie, come mettere una cimice in una stanza, per consentire a qualcuno di origliare una conversazione. Una cosa molto antipatica, insomma. Da usare solo per proteggere la privacy dei singoli destinatari quando scriviamo lo stesso messaggio a una lista di persone, per esempio ai partecipanti a un viaggio o a una festa. Vanno messi tutti in Ccn, indicando come destinatario noi stessi”. Anche perché “se vogliamo informare una terza persona del messaggio inviato, glielo possiamo sempre inoltrare”.
6. A VOLTE MEGLIO EVITARE L'E-MAIL
Carrada, come chiosa della sua guida, fa anche una casistica dei casi in cui è meglio evitare la email. Perché non tutto può essere affidato alla parola scritta. "Meglio parlarsi a voce per scusarsi o per fare un appunto, per annunciare una serie di questioni complesse, per affrontare una questione personale o riservata, per dare giudizi su altre persone". O ancora: “Per scusarsi di non aver ancora risposto a un’email, per ottenere risposte immediate, per dare cattive notizie, per chiarirsi quando lo scambio per email ha preso una brutta piega”, nonostante le nostre attenzioni.
Per ognuna delle voci qui sopra, e per tutto il resto, il libro è pieno di esempi, sul primo approccio e su come proseguire lo scambio. Per dare calore e immediatezza alla comunicazione.
